Деловая переписка - неотъемлемая часть бизнеса. Ежедневно приходится общаться с клиентами, партнерами, сотрудниками, конкурентами и т. д. В основном, общение осуществляется через деловые письма. Деловое письмо - это не только передача важной информации, это показатель уровня компании.
Соблюдение правил деловой переписки - это своеобразное проявление уважения к адресату. Культура написания деловых писем складывалась не одно столетие, были выработаны определенные шаблоны и формы написания деловых писем.
Чтобы написать грамотное деловое письмо необходимо соблюдать ряд правил:
- деловые письма должны быть краткими и иметь четкую структуру: «шапка», дата написания, имя и адрес получателя, тема письма, вступление, основная часть, заключение, подпись;
- в письме необходимо лично обращаться к получателю, при этом местоимение Вы и его формы (Вам, Вас, Вашего) пишется с большой буквы, это признак уважения;
- в деловом письме недопустимы сокращения «Ув.» вместо «Уважаемый», «г-н», «г-жа» вместо «господин» или «госпожа», эти слова необходимо писать полностью;
- тон письма должен быть дружелюбно - нейтральным, даже если вы пишите отказ на просьбу или предъявляете претензию;
- если письмо пишется от конкретного человека, то обращение должно быть таким: «Довожу до Вашего сведения...», «Прошу...», «Подтверждаю...» и т.д.;
- если письмо отправляется от юридического лица, то информация сообщается в третьем лице (компания «N» предлагает/ не возражает/ готова и т.д.);
- все пункты письма должны быть взаимосвязаны, логичны, ясны и понятны;
- заканчивают письмо завершающей фразой, в зависимости от темы письма и от степени личного знакомства с адресатом, фразы могут различными. Наиболее нейтральная фраза: «С уважением ...». Если вы лично знакомы с получателем, то подпись может быть такой: «Искренне Ваш ...». После завершающей фразы ставится подпись и должность. Подпись принято ставить собственноручно, а текст письма печатать;
- деловое письмо всегда пишется с определенной целью, все, что вы пишите, должно быть подчинено этой цели. Если вам сложно выдержать единую линию в письме, лучше написать черновой вариант, внести коррективы и затем переписать на чистовую;
- серьезные компании, разрабатывают специальные бланки для деловых писем, их формат должен соответствовать требованиям ГОСТ. Бланк письма должен обязательно содержать следующую информацию: логотип компании, полное наименование, адрес, дата написания, регистрационный номер документа, ссылку на номер и дату входящего документа. Соблюдение этих правил помогает компании-получателю быстрее обработать корреспонденцию и зарегистрировать письмо;
- деловое письмо обязательно проверяют на наличие орфографических и пунктуационных ошибок, наверное, не стоит напоминать, что их категорически не должно быть;
- если деловое письмо будет отправлено через электронные средства связи (по факсу, через интернет) все правила написания также должны быть соблюдены, при пересылке деловых писем через электронную почту недопустимо употребление смайликов и жаргонных фраз;
- при пересылке почтой письмо складывают тестом внутрь и запечатывают в плотный конверт, адрес на нем лучше распечатать на принтере, чем писать собственноручно.
Согласно этикету деловой переписки в течение суток на любое письмо должен быть дан ответ, даже если вы не успели рассмотреть вопросы, затронутые в письме. Ответ нужно дать, это может выглядеть следующим образом: «Ваша просьба будет изучена в ближайшие три дня» или «Ваше письмо принято к рассмотрению. Вы получите ответ в течение семи дней» и т.д.
В больших, серьезных компаниях обработкой писем, их получением, регистрацией и отправкой занимается отдельное подразделение работников, они должны безупречно владеть навыками написания деловых писем.
Правила написания деловых писем
